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台糖公司企劃處105年1月讀書會紀錄-第1場

一、導讀時間及日期：105年1月19日下午15時00分

二、導讀地點：第2會議室蔗農館

三、主持人：顧處長孝柔                                  

四、導讀人兼紀錄：李恩華

五、參加人員：詳簽名冊

六、導讀主題：□專書閱讀□訓練(研習)心得分享□專題報告■業務分享 □結合其他學術資源共享

七、主題題目：公務上看到的不正常樣態與改進之道

八、導讀內容：將一般在公文製作上常見的不正常樣態提出來，請大家改進。

九、心得報告：(如附件)。

十、成員回饋意見：

(一)、顧處長:

1、撰寫公文，要注意自己公司的立場，例如轉投資組在撰寫公文時，會牽涉到轉投資公司，因此在撰寫時句子的主詞要注意是陳述何公司的意見。

2、撰寫公文，如同作文，段落清楚，且要能表達重點，使長官們在很短時間內即可知道公文是在表達何意見。

3、如文件是兩面列印，要注意列印方向。

4、要有本事，將複雜的事用短短的文句表達出來。

(二)、劉芳裕組長: 複雜的公文要注意公文內容的邏輯。

 十二、散會：下午16:00

                                               附件

公務上看到的不正常樣態與改進之道

一、  不正常樣態(vs.正確的樣態):

(一)、核減資本支出表達不完全vs. 核減資本支出表達完全。

〔…核減…〕vs. 〔…核減…後成為…〕。

(二)、〔工作考成試算成績不佳項目為

     70-79:

     60-69:

     50-59: 〕

     vs.

     〔工作考成試算成績不佳項目為

     50-59:

    60-69:

    70-79: 〕。

(三)、文件內多一張不相干的文件。

(四)、簽稿併陳，但陳上去的卻是2張相同的簽(缺了稿)。

(五)、樂活   寡糖乳酸菌↣↣↣樂活寡糖乳酸菌。

(六)、〔園區無道路名稱〕vs. 〔對園區道路命名〕。

(七)、〔105年度工作考成草案配分表分散在4張紙〕vs. 〔105年度工作考成草案配分表集中在1張大紙上〕。

(八)、〔分析說明調理不清(太多太亂) 〕 vs. 〔分析說明段落分明且各段有不同的重點〕。

(九)、責任目標增加「企畫處建議欄」。       

(十)、〔工作考成「計算公式」「評量計算公式」〕vs. 〔工作考成「計算公式」「計算公式說明」〕。

(十一)、〔工作考成「評量計算公式1/0=無限大」(註:不適用)〕vs. 〔工作考成「評量計算公式1/0=無限大，取100分〕。

二、  原因(與改進):

(一)、以自己(撰寫者)的身份撰寫文件，應改成以「核閱

   能快速看得懂」的想法去撰寫文件。

(二)、不合理(不邏輯)的表達，應改為合理的表達。

(三)、文件送出前未重新看一遍(太相信電腦印出的整齊文字)，應重新看一遍。

(四)、核稿未仔細。

(五)、敏感度不足。

(六)、眼光太短淺。

(七)、看東西，要有完整的picture。

(八)、思緒層次(淺至深)不足。

(九)、過分文縐縐，應改為簡單易懂。最好的管理制度是自CEO至PT都懂。

(十)、上級文件故意寫成有學問的文字(內控制度以「循環」區分vs. 內控制度以「職能別」區分)。

三、  根本原因:

(一)、粗心。

(二)、未認真核稿。

（三）、基本表達能力待加強。

四、長遠的改進方法：

（一）、文件送出前，默唸（不是用看的）常可看出自己的錯誤。

（二）、以「留供接手的人可看得懂」的心態撰寫文件。

五、附帶報告:分析其他單位的績效時，要以不同的角度、更高的視野去分析：

(一)、其他單位送來的文件，不一定會寫得完整。

（二）、分析小港精煉糖廠：建議將「採購績效」加入。

六、共勉：

    （一）、中學上課時：老師有問題。

       （二）、律師寫的文件不一定都是對的。

    （三）、企畫處出手的文件水準較佳。

     (四)、人非聖賢，熟能無過。自我要求---改進向「善」。